E-Mail-Archivierung: Muss man das wirklich?

Ja, leider.

Zwar nicht alle E-Mails – aber immerhin alle geschäftlich und steuerlich bedeutsamen. Genauer gesagt: Aufbewahrungspflichtig sind grundsätzlich alle E-Mails, die die Funktion …

  • eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder
  • sonstigen elektronischen Belegs erfüllen.

Das ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) defeniert. Die überarbeitete GoBD-Version wurde Ende November 2019 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Unter anderen können sich weitere Archivierungspflichten ergeben – z. B. aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Umsatzsteuergesetz, dem GmbH-Gesetz und weiteren Vorschriften.

Geht E-Mail Archivierung per ausdrucken oder konvertieren?

Elektronische Dokumente sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie erzeugt und verschickt oder empfangen wurden. Die E-Mail einfach ausdrucken und dann ab damit ins Papierarchiv, das geht leider nicht.

Die Umwandlung einer E-Mail-Nachricht in ein anderes elektronisches Format ist ebenfalls nur bedingt zulässig.

Und zwar nur dann, wenn …

  • keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen,
  • keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden,
  • die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und
  • die verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird.

Die Umwandlung der E-Mails in eine schreibgeschützte PDF-Datei ist in der  Regel nicht GoBD-Vorschriften konform. Auch dann nicht, wenn das erzeugte PDF-Dokument anschließend GoBD-konform archiviert wird. Denn bei der Konvertierung gehen Meta-Informationen verloren: So fehlen bei einer standardmäßigen Konfertierung in der PDF-Datei unter anderem Angaben zum Absender, die im E-Mail-Header enthalten sind.

Alle E-Mails archivieren?

Die Datenschutzgesetze verbieten es unter anderem, ohne ausdrückliche Zustimmung private E-Mails von Mitarbeitern dauerhaft zu speichern. Für Abhilfe sorgen kann hier das Verbot der privaten Nutzung des betrieblichen E-Mailkontos.

Diese Regelung kann einzeln im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung getroffen werden.

Vorsicht bei der Archivierung von Bewerber-E-Mails. Ohne Zustimmung des Bewerbers ist die Aufbewahrung nicht zulässig. Für unverlangt zugesandte elektronische Bewerbungsunterlagen gilt das auch. Diese E-Mails müssen spätestens sechs Monate nach Eintreffen gelöscht werden.

Das verlangt die DSGVO.

Tipp:

Ich als Fachmann empfehle die Erstellung einer Bewerber E-Mail Adresse (Bewerbung@xyz.de) mit Account. Eine Filterung ist so mit einfacher.

Archivierungszeitpunkt

Aufbewahrungspflichtige E-Mail müssen nach Möglichkeit unmittelbar nach Eingang und Ausgang revisionssicher archiviert werden. Das Erstellen von regelmässigen und automatisierten z. B. PST Dateien aus Microsoft Outlook oder ein tägliches revisionssicheres Backup sämtlicher E-Mail-Daten genügt den Anforderungen der Finanzbehörden nicht.

Automatische Archivierungslösungen

Mit einer serverseitigen Archivierung gehen Sie auf Nummer sicher. Eine lokale Software sorgt dafür, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch in ein Archivsystem abgelegt werden. Nachträgliche Änderungen, Löschungen und Ergänzungen sind möglich und werden vom Archivsystem GoBD-konform protokolliert.

Serverbasierte Lösungen wie der Mailstore-Server machen E-Mail-Archivierung auch für kleinere Unternehmen erschwinglich.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Bei ein- und ausgehenden elektronischen Geschäftsbriefen beträgt die Aufbewahrungsdauer in der Regel sechs Jahre. Handelt es sich bei einer E-Mail um einen Beleg über betriebliche Einnahmen und Ausgaben (z. B. Vertrag, Abrechnung, Quittung etc.) muss sie sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden.